In der Steuerungsgruppe sollten folgende Perspektiven durch mindestens je eine Person vertreten sein:

Träger

• Bei öffentlichen Trägern: ein Mitglied des Bauausschusses
• Bei privaten Trägern: ein Gründungsmitglied/Vorstandsmitglied des Vereins
• Bei öffentlich-privaten Kooperationen: beide gemeinsam (z.B. Gemeinde ist Errichter, Verein ist Träger)

PädagogInnen

• Pädagogische Fachkräfte aus allen vorgesehenen Bereichen, die bereits in der Einrichtung arbeiten oder die im neuen Haus arbeiten werden
• Wenn noch kein Personal da ist, pädagogische Fachkräfte, die in den relevanten Betreuungskontexten tätig sind (müssen evtl. als externe BeraterInnen beauftragt werden)

Die Einstellung des pädagogischen Personals sollte daher so früh wie möglich erfolgen.

ArchitektInnen

• Beratende/r ArchitektIn
• Bausachverständige/r der Gemeinde

Diese müssen in der Phase der Zieldefinition noch nicht unbedingt dabei sein, aber spätestens bei der Ausarbeitung des Raum- und Funktionsprogramms dazukommen.

NutzerInnen

• Eltern: mindestens ein/e ElternvertreterIn aus einer bestehenden Kinderbildungs- und Betreuungseinrichtung
• Kinder: mindestens eine (neutrale) Person, die Kinderinteressen vertritt
• MitarbeiterInnen: Neben der pädagogischen Leitung auch eine Person aus dem Betreuungsteam, die die Perspektive der MitarbeiterInnen einbringen kann

Im Lauf des Prozesses kann die Steuerungsgruppe nach Bedarf erweitert werden.

Klare Strukturen

Bei der Konstituierung der Steuerungsgruppe ist es hilfreich, einige Punkte zu klären:

Welche Person vertritt welche Interessen und Sichtweisen?

Die Qualität der Arbeit in der Steuerungsgruppe steigt, wenn für alle transparent und klar definiert ist, welches Mitglied welche Sichtweise einbringen und vertreten soll.

Wer ist der/die ModeratorIn der Gruppe?

• Bei größeren Bauvorhaben ist es sinnvoll, eine neutrale Person (ohne Stimmrecht) zu engagieren, die die Steuerungsgruppe leitet. Die Investition lohnt sich, weil sie hilft, Zeit zu sparen und Konflikten vorzubeugen.
• Es kann auch ein Mitglied der Gruppe, das das Vertrauen aller genießt, zum/zur ModeratorIn gewählt werden.

Wie werden Entscheidungen getroffen?

Die Gruppe kann sich auf ein Konsensprinzip festlegen oder z. B. beschließen, dass im Bedarfsfall abgestimmt wird und eine Zweidrittelmehrheit erreicht werden muss. Auch andere Varianten sind möglich.

Die ExpertInnen der Abteilung Bildung im Amt der Tiroler Landesregierung beantworten Fragen zu den gesetzlichen Bestimmungen, die im Zusammenhang mit Planung und Umsetzung relevant sind. Sie informieren außerdem über Fördermöglichkeiten ihrer Abteilung. Darüber hinaus bieten noch weitere Stellen Beratung und Informationen an:

Mithilfe einer einfachen Umfeldanalyse lässt sich veranschaulichen, wer am Projekt interessiert sein könnte und daher am Prozess beteiligt werden muss:

• Alle Personen, die in der Gemeinde/einem Teil dieser Gemeinde wohnen
• MitarbeiterInnen von benachbarten Bildungs- oder Betreuungseinrichtungen
• Eltern und zukünftige Eltern
• AnrainerInnen
• Betriebe
• EntscheidungsträgerInnen von benachbarten öffentlichen und privaten Trägern
• PolitikerInnen der Nachbargemeinden
• usw.

Die Beteiligung des Umfelds kann Projektziele und Strategie verändern. Es kann sich auch herausstellen, dass es sinnvoll wäre, die Steuerungsgruppe um neue Mitglieder zu erweitern oder z. B. Arbeitsgruppen zu einzelnen Themen zu bilden.

Beispiel für eine Umfeldanalyse

Austausch und Zusammenarbeit ermöglichen

Die Steuerungsgruppe stellt in diesem Schritt den relevanten Personen aus dem Umfeld die Projektziele, die Rahmenbedingungen und den geplanten Ablauf des Planungsprozesses vor. Alle Sichtweisen, Meinungen und Vorschläge werden vorurteilsfrei und offen gehört und aufgenommen, unabhängig davon, ob es sich um Kritik oder Lob, Änderungsvorschläge oder Zustimmung handelt. „Hätten-wir-doch“-Situationen kann auf diese Weise vorgebeugt werden. Eine professionelle Moderation hilft, den Beteiligungsprozess sachlich und konstruktiv zu gestalten, da eine außenstehende Person nicht emotional in das Projekt involviert ist. Eine offene und ideenfördernde Atmosphäre ist ideal.

Mögliche Formate

• Öffentliche Gemeindeversammlung
• Podiumsdiskussion mit ExpertInnen
• Versammlungen mit einzelnen Gruppen der Öffentlichkeit (z.B. AnrainerInnen, Betriebe, Eltern, ..)
• Runder Tisch mit mehreren Gruppen
• Fragebogenerhebung
• Worldcafé mit unterschiedlichen Gruppen
• usw.

Kinder beteiligen

Kinder wissen oft ziemlich genau, was sie brauchen – daher ist es sinnvoll, sie in den Prozess einzubinden. Sie brauchen ein auf sie abgestimmtes Setting, um ihre Wünsche und Bedürfnisse ausdrücken zu können.

Allerdings sollte nur dann ein Beteiligungsprozess von Kindern gestartet werden, wenn ihre Wünsche dann auch ernst genommen werden (können). Wenn Kinder z. B. Baumhäuser, Räuberhöhlen und Pferdeställe zeichnen, die sie sich in ihrem Kindergarten oder Hort wünschen, dann dürfen diese Wünsche nicht einfach als „nett, aber unmachbar“ abgetan werden. Vielleicht ist es möglich, die Ideen der Kinder zumindest in veränderter Form zu erfüllen. Wenn z. B. kein Pferdestall realisiert werden kann, könnte vielleicht ein Hasenstall im Außenbereich geplant werden? Oder es wird in die Konzeption aufgenommen, dass Kinder ab und zu einen Bauernhof in der Nähe besuchen?

Nur allzu leicht orientieren wir uns an den Gegebenheiten und Strukturen, die wir kennen – aus anderen Projekten oder aus eigener Erfahrung. Es ist lohnend, sich bewusst von fixen Vorstellungen zu verabschieden und z. B. die räumliche Gestaltung ganz neu zu überdenken. Soll es, wie im „alten“ Kindergarten, eine Puppen-, Bau-, Lese- und Kuschelecke geben und in der Mitte des Raumes Tische zum Basteln und Essen? Oder gibt es alternative Modelle, die neu zu entwickeln wären? Wer ein Projekt planen möchte, das die kleinen und großen NutzerInnen begeistert, sollte versuchen, offen für neue Wege zu sein.

Bedürfnisse aller NutzerInnen

Davon ausgehend, wer das zukünftige Gebäude nutzen wird, sollte die Frage nach den Bedürfnissen der Kinder hohe Priorität haben. Was brauchen Kinder? Was tun sie am liebsten? Wichtig sind auch die anderen NutzerInnen des Gebäudes: Was brauchen BetreuerInnen und Eltern?

Dieser Schritt ist nicht kompliziert. Er sollte aber nicht vergessen werden, denn sonst besteht die Gefahr, dass wichtige Bedürfnisse der NutzerInnen vergessen werden und dadurch in der baulichen Umsetzung etwas fehlt. 

Der Bevölkerung aktuelle, sachliche Informationen zur Verfügung stellen.

Ehrlich über auftauchende Probleme und Erfolge Bericht erstatten. Das macht die Kommunikation glaubwürdig und zeigt, dass die Menschen ernstgenommen werden.

Entscheidungsprozesse transparent machen, z. B. Vorteile der gewählten Option und Nachteile der nicht gewählten erklären, um die Gründe für eine Entscheidung nachvollziehbar zu machen.

Vorfreude (der NutzerInnen) auf das Ergebnis sicht- und spürbar machen.

Tipps für die Öffentlichkeitsarbeit:

• Bilder sprechen lassen
• Verschiedene Medien wählen: z.B. schriftlich in eigenen Aussendungen, mündlich bei Veranstaltungen, Zeitungsberichte, Schwarzes Brett, Homepage, Facebook, Radio/TV etc.
• Kontinuierlich informieren: bei der Planung (besonders nach der Erarbeitung der Strategie!), bei der Durchführung und über die Eröffnung hinaus
• Feedbackmöglichkeit für die Öffentlichkeit in jeder Phase geben (wichtig auch bei „Beschwerden“ – oft nützt es bereits, wenn Menschen „ihrem Ärger Luft machen können“)

Die pädagogische Konzeption gibt vor, nach welchen Werten in einer Einrichtung gearbeitet wird und beschreibt, wie sich diese Werte auf die Haltung gegenüber Kindern, Eltern, MitarbeiterInnen und SystempartnerInnen auswirken. Die pädagogische Konzeption beschreibt und vermittelt das Grundverständnis von Betreuung, Bildung, Erziehung und Pflege und zeigt die theoretischen Hintergründe des gelebten Praxisverständnisses auf. Neben der pädagogischen Arbeit mit den Kindern wird auch die Zusammenarbeit im Team, mit den Eltern, mit dem Träger, mit den Nachbarorganisationen etc. beschrieben. Die pädagogische Konzeption wird mit und von den Menschen in der Einrichtung laufend weiterentwickelt.

Die Hauptverantwortung für diesen Teil der Konzeption liegt bei den PädagogInnen. Bei neuen Einrichtungen ist es wichtig, die Personen, die tatsächlich in Zukunft hier arbeiten werden, am Prozess zu beteiligen bzw. den Prozess in ihre Verantwortung zu geben. Wenn diese Personen noch fehlen, kann eine pädagogische Fachkraft diese Arbeit übernehmen. Sie sollte den Auftrag bekommen, sich in die Situation einer späteren Mitarbeiterin zu versetzen.

Die PädagogInnen bringen ihr Wissen aus Theorie und Praxis ein, holen sich bei Bedarf Rat und Unterstützung und nehmen sich genügend Zeit für die Ausarbeitung der relevanten Aspekte. Die pädagogische Konzeption steht nie für sich allein, sondern ist Teil des Gesamtprojekts. Sie orientiert sich an den Zielen und Strategien, die bereits in der Steuerungsgruppe erarbeitet wurden. Auch das Leitbild des Trägers wird hier berücksichtigt.

Jede pädagogische Konzeption soll einzigartig und unverwechselbar sein, denn keine Institution ist wie die andere. Wenn die Konzeption einer anderen Einrichtung übernommen wird, fehlt nicht nur die individuelle Handschrift, sondern auch die Auseinandersetzung im Team, die mit der Erstellung der Konzeption einhergeht. Daher ist es – etwa bei Zeitknappheit – besser, mit einer Minimalversion zu beginnen, die im Lauf der Zeit erweitert wird.

Organisatorische Konzeption

In der organisatorischen Konzeption werden die Rahmenbedingungen, Handlungsanleitungen und Regeln der Kinderbetreuungseinrichtung definiert. Die organisatorische Konzeption kann erst nach der pädagogischen entwickelt werden. Sie beschreibt die Bedingungen, die nötig sind, um die in der pädagogischen Konzeption definierten Werte umzusetzen und zu leben.

In der organisatorischen Konzeption werden die Rahmenbedingungen und Regeln, die in einer Organisation gelten, festgelegt: Organigramm, Entscheidungsstrukturen, Finanzierungskonzept, Hausordnung, Stellenbeschreibungen, Rollendefinitionen, Fortbildungsplan, Art und Weise der Mittagessenzubereitung, Menüplan usw.

Auch hier gilt: Es wird das festgelegt, was am Anfang gebraucht wird. Der Rest entwickelt sich mit der Zeit.

Um ein Raum- und Funktionsprogramm erstellen zu können, muss definiert werden, welche Funktionen (abgeleitet von den bereits definierten Bedürfnissen aller Nutzer) die Innen- und Außenräume erfüllen sollen. Diese Aufgabe können Mitglieder der Steuerungsgruppe übernehmen, wobei insbesondere PädagogInnen, Eltern und KindervertreterInnen in dieser Untergruppe vertreten sein müssen. Dieser Schritt ist mitunter zeitintensiv, denn ein Bau für so viele unterschiedliche Menschen soll sehr viele Funktionen erfüllen. Es lohnt sich, in diesen Schritt Zeit und Energie zu investieren, denn die ArchitektInnen bekommen dadurch einen genauen Einblick in das, was die AuftraggeberInnen wollen und brauchen. Funktionsabläufe müssen diskutiert und besprochen werden. Dann kann daraus ein funktionierendes Raum- und Funktionsprogramm entstehen.

Man erlangt in der Entwurfsphase eine Kostengenauigkeit von +/-15%, die dann nach der Kostenermittlung auf Basis des Leistungsverzeichnisses auf +/-2% angepasst wird.

Da ein nachhaltiges Betriebskonzept für eine Kinderbetreuungseinrichtung von besonderer Bedeutung ist, sollten die laufenden Betriebskosten in der Planung und in der Ermittlung der Herstellkosten berücksichtigt werden.

Die Ausschreibung des Wettbewerbs muss von einem externen Wettbewerbsbüro (in der Regel ein Architekturbüro) erstellt werden. Die Ausschreibung enthält alle Rahmenbedingungen und Parameter des Projekts, damit alle beteiligten Architekturbüros mit denselben Bedingungen starten.

Die teilnehmenden ArchitektInnen müssen genau gebrieft werden, um den Bedürfnissen der NutzerInnen entsprechend planen zu können. Die pädagogische Konzeption ist die Basis für die Definition der Funktionen und in Folge für die Entwicklung des Raum- und Funktionsprogramms. Das Raum- und Funktionsprogramm wiederum muss die Bedürfnisse und Ziele des Projekts erfüllen.
Das Briefing wird dem Wettbewerbsbüro anvertraut, das die Wettbewerbsunterlagen erstellt. Die dort tätigen Personen müssen die pädagogische Konzeption in die Ausschreibungsunterlagen aufnehmen.

Die Jury

Für die Auswahl des besten Projekts ist eine fachlich und sachlich kompetente Jury notwendig. Mitglieder der Steuerungsgruppe sollten in der Jury vertreten sein. Sie sind mit den Bedingungen, die das Projekt erfüllen muss, am besten vertraut. Die ExpertInnen des Referats Kinderbetreuung der Abteilung Bildung im Amt der Tiroler Landesregierung können die Jury inhaltlich beraten. Das Verhältnis von Fachpreisrichtern (PlanerInnen, ArchitektInnen) und Sachpreisrichtern (PädagogInnen, ExpertInnen) soll 1:1 sein.

Das Ergebnis eines Architekturwettbewerbes ist ein architektonisches Konzept.

Die Ausführungsplanung muss mit den Wünschen des Bauherrn abgestimmt sein. Der funktionale Ablauf und die räumlichen Anforderungen wurden bereits im Raum- und Funktionsprogramm geplant. In der Ausführungsplanung werden atmosphärische Aspekte wie Materialisierung, Oberflächen und Beleuchtung definiert.

Die Pläne werden bei der Abteilung Bildung im Amt der Tiroler Landesregierung eingereicht. Die Bewilligung der Planunterlagen durch die Abteilung Bildung ist Voraussetzung für die Ausstellung des Baubescheides. Ohne die Prüfung und Bewilligung der Pläne durch die Abteilung Bildung kann keine Bauverhandlung zum Neu- oder Umbau einer Kinderbetreuungseinrichtung stattfinden.

Die Terminplanung wird in der Regel mit der Bauleitung und den beteiligten Firmen nach Vorgabe des Fertigstellungstermins des Bauherrn erstellt.

Die Endabnahme erfolgt gemeinsam mit ArchitektInnen, VertreterIn des Bauherrn, Behörde und Firmen.